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歡迎加入練息場

這一頁是你的「常駐工具箱」。聽完講解之後,任何時候忘記流程、找不到表單,回到這頁就對了——所有系統連結、工作節奏、驗收標準都在這裡。

科學,讓療癒更有據 | JOIN TO ENJOY

01 — ABOUT

先認識我們在做什麼

練息場的一句話:科學,讓療癒更有據——我們做的是有科學實證支撐的職場幸福方案,賣給企業,服務企業裡的每一個人。品牌調性是「溫暖 × 科學實證」,東方哲學遇上西方正向心理學。

產品線 A

療癒工作坊 Sensory Chill

用五感體驗讓身心放鬆的實體工作坊:聲療、呼吸、放鬆練習。企業包場或公開班,重點在「現場體感」與「當下的鬆」。

  • 形式:實體工作坊,講師帶領 + 現場物料
  • 關鍵字:聲療、呼吸、放鬆、五感
  • 你的角色:課務行政(見目標一)
產品線 B

優勢幸福力 Strength Well

以心理測評為核心的企業服務:員工做線上測評、資深心理師一對一解測、最後產出企業層級的分析報告。

  • 形式:施測 + 一對一解測 + 企業報告
  • 關鍵字:優勢韌力、施測、解測、心理師
  • 你的角色:協助流程推進與心理師鐘點請款(見目標二)
02 — GOALS

你的三個月目標,只有兩件事

不用一開始就什麼都會。前三個月我們只看兩個能力有沒有長出來——一個是把活動辦好,一個是把錢結乾淨。這兩件做熟,你就站穩了。

GOAL 01 Chill 療癒工作坊

課務行政

從活動企劃、報名、物料、現場執行到結案,整條課務行政流程自己跑得動。

✅ 驗收標準:執行熟練、正確無誤、可自行完成(不需要有人在旁邊盯)
看細節 →
GOAL 02 財務行政

請款行政

日常雜支、Chill 活動、Well 心理師鐘點——三種款項都能獨立完成請款並登打 ERP。

✅ 驗收標準:每月 15 號,把前 30 天的款項全部清零(不留尾巴、不積壓)
看細節 →
03 — GOAL 01

Chill 療癒工作坊|課務行政

MISSION · 角色任務

照顧好自己,才照顧得了夥伴與學員。課務行政做的每一個細節,都是在為現場撐出一份餘裕——讓人一走進來,就感覺得到練息場的溫暖與從容。

所以這份工作最需要的天賦是細心:把該想到的都想到,現場才鬆得下來。

課務行政分成下面六大塊。每一塊的細項、負責人與期限都在總表的「課務行政」分頁,做的時候直接進表對,不用背。

01📍
訂場地
場勘、費用、音源與投影確認、租借與合約。記得讓工作人員都被 CC,資訊別落差。
02📣
發佈報名
Wix 開活動、報名頁上線、EDM 發送。對外發之前一定先測試發送確認。
03🎁
課程物料準備
現場器材、印刷品(小卡/金句卡)、講師建檔與請款資料,逐項打勾備齊。
04🙋
學員行政
請假異動、保險投保(戶外/遊覽車才需)、行前通知與問卷連結。
05🤝
現場協力
報到、場布、音控、物料發放、協助講師;結尾發小卡+現場掃 QR 填問卷。
06📦
結案歸檔
照片與問卷歸檔、請款完成、填優化建議、結案報告。請款這步接到目標二。
04 — GOAL 02

請款行政|每月 15 號清零

節奏很單純:每個月 15 號,把前 30 天內發生的款項全部處理完,包含日常雜支、Chill 活動、Well 心理師鐘點三大類。清零的意思是——沒有任何一筆還卡在你手上。

類別一

日常

辦公室雜支、訂閱、行政採購等非專案支出。

類別二

Chill 活動

講師費、場地費、物料印刷、外包設計與攝影。跟著每場結案一起處理。

類別三

Well 心理師

每家企業解測完畢後,結算心理師鐘點費並協助請款。

請款走兩站:先輸入、再登打

STEP 1

MoneyBot 輸入

外包與雜支請款由此輸入。把單據資訊先進到系統,形成待處理清單。

💸開啟 MoneyBot
STEP 2

登打至 ERP

把 MoneyBot 的內容正式登打進 ERP 請款表,附上憑證,送出核准。

📊開啟 ERP 登打表

請款小抄(記不住就回來看)

項目規則
固定付款日每月 5 號20 號,遇假日順延
廠商發票日起算 90 天後最近的付款日
勞務人結案日起算 60 天後最近的付款日
員工代墊收單後最近付款日;員工禁止代墊勞務費
拍片廠商頭款 30%(發票日 +30 天)、尾款 70%(發票日 +90 天)
開立發票週二、週五受理;須前一工作日(週一/週四)下班前送財務
ERP 科目一般請款選「應付憑單」;預支選「暫付款
供應商欄填「實際拿到錢的人」,不是介紹人也不是聯絡窗口
稅務別統一發票 → TAXABLE;收據/Invoice → EXEMPT
勞務所得單筆 ≥ 20,000 代扣所得稅 10%(未達則 0);無工會證明另扣健保補充保費 2.11%
憑證沒上傳憑證無法送出;多張發票依日期由左至右浮貼

五種請款單怎麼選

  • 一般費用單:非專案支出,附發票/收據
  • 專案費用單:專案支出。廠商需發票+蓋章報價單;新廠商要簽保密合約+填資料表;勞務人要附勞務單、合約、身分證
  • 費用預支單:還沒有憑證但要先付款,須先與財務窗口確認;原則不含勞務費
  • 媒體專用單:媒體專案,文件比照專案單
  • 開立發票簽收單:開發票給客戶,附客戶回簽報價單或 PO

15 號清零的操作節奏

  • 平時:拿到單據當天就丟進 MoneyBot,不要囤到月中
  • 每週五:花 30 分鐘掃一次未結項目
  • 10 號前:跟外包/講師/心理師催齊憑證與勞務資料
  • 15 號:ERP 全部登打完成、憑證上傳、送出核准 → 清零
  • 清零後:回 Chill 總表把該場的「結案」打勾
05 — WELL

Well 優勢韌力探索|四大步驟

這是每一家企業客戶都會跑一次的主流程。你先把這四步的順序記牢,細節之後再補——因為最後一步「結案付款」就是你的工作

1
HR 啟動會議
與企業 HR 前置會議,約定施測與解測日程、教 HR 操作後台、預估解測人次、預定會議室。
練息場主導對接
2
員工施測說明會
到企業辦說明會,現場引導員工完成線上施測;之後由 HR 從後台寄截止提醒信給未施測的人。
練息場 × HR
3
心理師解測
確認心理師排班表、後台開放預約、發預約信、截止補位;資深心理師進駐企業做一對一 50 分鐘解測。
外部心理師執行
4
結案付款
追心理師完成解測筆記、鼓勵員工填體驗問卷;結算心理師鐘點費並協助請款
← 你的主要負責點
⚠️ 最重要的一條:每一家企業解測完畢後,都要結算該次的心理師鐘點費並協助請款。心理師屬於「勞務人」,付款是結案日起算 60 天後的最近付款日,所以你越早把結案日確定下來、把勞務單與合約收齊,心理師就越不會等。
補充:解測鐘點表含心理師個人資料與費用,屬機密文件,只在內部私有檔案處理,不外流、不放公開頁面。
時間感(以說明會當天為第 0 天):啟動會議約在 −10 天 | 說明會=第 0 天 | 排班與後台設定約 +10 天 | 發預約信 +16 天 | 一對一解測 +22 天 | 追筆記與問卷 +27 天 → 接著就進入結案請款。整段大約走一個半月。
07 — THIS WEEK

交接週:先 focus 這幾件

三個月的大目標放心裡就好,這一週只要把下面這幾件走過一遍。細節以珍妮為主,她怎麼說就怎麼做,有疑問當場問清楚。

每個 Chill 相關網頁都過一遍、加入相關群組
報名後台、EDM、導購、設計檔——先各自登入一次確認帳號可用;同時把自己加進所有工作群組,別漏掉任何一條溝通線。
女力空間:加 LINE、訂 8/21 場地
加對方 LINE 窗口,確認 8/21 場地檔期並完成預訂。這是你第一件真正對外的行政。
Chill|Wix 開活動 + EDM 測試發送
在 Wix 後台實際開一場活動,並用 Mailchimp 做一次 測試發送給大寶,確認版面與連結都正常再對外發。
Figma 玩玩 + Linkgoods 換圖換字
Figma 先開起來熟悉檔案結構(不用會做設計);Linkgoods 用 flow 帳號登入,練習換一張圖、改一段字。
MoneyBot|ERP 至少完整走完一次
找一筆真實的款項,從 MoneyBot 輸入一路登打到 ERP 送出,把整條路親手走過一遍。
不確定就問,不要猜著做
交接週問再多都不算笨問題。尤其是個資相關的事,寧可多問一次。